01.02.2009
DoubleFind sorgt für dublettenfreie Adressen
Direkt- und Dialogmarketing kann nicht erfolgreich sein, wenn der Datenbestand aus doppelten, falschen und unvollständigen Adresseinträgen besteht. Solche Dubletten werden selbst für das beste CRM-System (Customer Relationship Management) zum Stolperstein. Aussagekräftige Analysen zum Kundenverhalten und fundierte Entscheidungen sind dann nicht mehr möglich. Notwendig ist daher in Verbindung mit einem CRM-System eine integrierte Dublettensoftware, die nicht nur Dubletten aufspürt, sondern diese auch bereinigt – zuverlässig, schnell und korrekt.
So manche Kalkulation scheitert bereits daran, dass ein und derselbe Empfänger doppelt und mehrfach dasselbe Mailing erhält. Schnell und drastisch weicht auf diese Weise die Zahl der Mailings von der Zahl der potenziellen Käufer ab. Schlimmer noch: Wer mehrfach dieselben Werbeangebote erhält, steht einem Kauf eher ablehnend gegenüber. Dubletten im Adressbestand einer Unternehmensdatenbank oder falsche Datensätze (z.B. „Herr“ statt „Frau“) verursachen unnötige Kosten und führen zu einem negativen Image beim potenziellen Kunden.
Falsche Datensätze entstehen vor allem durch Schreibfehler, verschiedene Namensschreibweisen (Sylvia/Silvia), Hörfehler (Heimhausen/Haimhausen), Vertauschungen (Maier Design/Design-Maier) und Abkürzungen (Fa./Firma). Auch die Zusammenführung verschiedener Datenbestände ist eine häufige Fehlerquelle. „In sehr vielen Unternehmen arbeiten die Mitarbeiter teilweise mit Excel-Listen, Outlook-Daten und eingekauften Adressen in unterschiedlichen Formaten“, sagt Reinhard Dietrich, Geschäftsführer vom Augsburger Softwarehaus dateITup GmbH. Als Spezialist für Managementlösungen in den Bereichen Warenwirtschaft (ERP), Kundenpflege (CRM) und Management des firmenübergreifenden Datenaustauschs (SCM) weiß Dietrich um die Gefahren solcher Behelfslösungen und empfiehlt dringend eine professionelle CRM-Lösung. Bei der Zusammenführung der Daten aus den verschiedenen Beständen helfe „nur eine genaue Suche und gleichzeitig intelligente automatische Eliminierung von Dubletten“.
Dublettensuche fordert Profilösung
Das aber ist einfacher gesagt als in die Tat umgesetzt. Zwar verfügt heutzutage praktisch jede Anwendungssoftware über eine integrierte Dublettensuche. Für den professionellen Gebrauch sind diese Lösungen aber nicht tauglich.
Wirklich gute Dublettensuche funktioniert nach ganz speziellen Verfahren. Im Vordergrund stehen hier die sogenannten „unscharfen“ Ähnlichkeitsverfahren, bei denen das menschliche Ähnlichkeitsempfinden simuliert wird. Dabei werden einzelne Bestandteile von Adressen miteinander verglichen und wesentlich genauer getrennt als dies mit andern Verfahren möglich ist. Differiert beispielsweise bei zwei Adressen die Straße (Umzug) bei gleichzeitig ähnlichem Firmenname und Ansprechpartner, wird die Adresse dennoch als Dublette erkannt. Andere Suchverfahren wie „Matchcode“, bei dem nur Postleitzahl oder der erste Buchstabe des Namens verglichen werden, sind zwar schnell in der Durchführung, in der Qualität dem Ähnlichkeitsverfahren aber deutlich unterlegen. Ebenso nur bedingt brauchbar sind rein phonetische Verfahren, bei denen der Gleichklang von Adressen untersucht wird, denn der Tippfehler „Farnz“ statt wie richtig „Franz“ würde nicht als Dublette erkannt. Unternehmen, die ihre Adressbestände auf Vordermann bringen wollen, sollten deshalb darauf achten, dass die Dublettensoftware auf einem Ähnlichkeitsverfahren basiert. Hierfür bietet der Markt auch ausreichend Zusatzangebote.
Bei der Bereinigung trennt sich die Spreu vom Weizen
Schwieriger ist die Auswahl schon, wenn es um Software geht, die Dubletten zuverlässig bereinigen soll. Denn sind diese gefunden, dürfen sie natürlich nicht einfach gelöscht werden. Die Dublette wäre dann zwar eliminiert, allerdings auch eine der beiden kompletten Adressen. Das wäre fatal, denn schließlich könnte es sich nur um einen Tippfehler handeln und die Adresse als solche richtig sein. Die Dublette muss also korrigiert werden, die Frage ist nur wie? Unternehmen mit einem Adressbestand von wenigen hundert Datensätzen können dies mit einiger Disziplin sicher noch manuell abwickeln. Gibt es aber mehrere Datenbanken mit jeweils Zigtausenden von Adressen wäre eine manuelle Korrektur realitätsfremd.
Erforderlich ist daher eine Lösung, die Dubletten identifiziert und nach bestimmten Vorgaben automatisch bereinigt. Diese Vorgaben werden im Rahmen eines sogenannten Regelwerks festgehalten. Dort wird genau definiert, nach welcher Priorität zwei scheinbar identische Datensätze miteinander verglichen und verändert werden. Wenn beispielsweise eine Dublette identifiziert ist, die Telefonnummern aber unterschiedlich sind, muss klar sein, welche Nummer übernommen werden soll. Wie der Regelsatz letztlich definiert wird, hängt davon ab, wie der jeweilige Anwender die Datenbank benutzt und welche Struktur die Datensätze haben.
Das Regelwerk ist also anwendungsbezogen. Das bedeutet, dass es eine einheitliche Dublettensoftware mit standardisierter Suche und Bereinigung für die unterschiedlichsten CRM-Programme nicht geben kann. Gerade deshalb wird die Suche nach der „richtigen“ Software nicht gerade einfach. Denn die Dublettensoftware muss in der Lage sein, über eine Schnittstelle Dubletten aus möglichst vielen verschiedenen CRM-Programmen und Datenbanken zu bereinigen. Diese Voraussetzung erfüllt die Dublettensoftware „DoubleFind“ der dateITup GmbH. „Mit unserer Software können wir nahezu jede Datenbank ansprechen“, sagt Firmengründer und Geschäftsführer Reinhard Dietrich. Das Unternehmen hat Schnittstellen zu den unterschiedlichsten und teils marktführenden CRM- und ERP-Lösungen (Enterprise Ressource Planning) entwickelt („CAS genesisWorld“, „COBRA AdressPlus“, „SelectLine“ etc.).
Anwender dieser Dublettensoftware können doppelte oder fehlerhafte Einträge innerhalb eines Feldes automatisiert mit einem Klick korrigieren. Wichtig: Die Daten müssen dabei nicht wie bei vielen anderen Lösungen aus einer Anwendung exportiert und in die Dublettensoftware importiert werden. Denn die Schnittstelle sorgt dafür, dass der Anwender direkt auf die zu ändernde Datenbank zugreifen und Dubletten aus einer übersichtlichen Dublettenliste bereinigen kann.
Dublettensuche und -bereinigung funktionieren problemlos während des Arbeitsalltags im laufenden Betrieb, da nicht der Datenbankrechner belastet wird, sondern lediglich der Windows-PC, auf dem die Dublettensoftware ausgeführt wird. Unternehmen, die ihre Daten bislang mit Behelfslösungen (Excel-Listen etc.) verwaltet haben und dies künftig professionell abwickeln wollen, können ihre kompletten Daten in eine professionelle CRM-/ERP-Software importieren. Die Datenherkunft bleibt dabei bestehen, um beispielsweise zu wissen, von welchem Mitarbeiter welche Notizen gemacht worden sind oder um Zugriffsberechtigungen auf bestimmte Adressdaten beibehalten zu können.
Mit der Dublettensoftware DoubleFind und einer dazu gehörigen entsprechenden Schnittstelle zwischen der CRM-Software „CAS genesisWorld“ und der kaufmännischen Lösung „SelectLine" können Anwender auch die Datenbankbestände dieser beiden marktführenden CRM- und ERP- Softwarepakete bequem miteinander abgleichen und stets auf dem aktuellen Stand halten. Die Daten werden bei Änderungen – egal ob in der CRM- oder ERP-Datenbank – immer synchron gehalten. Die durch den Abgleich der Adressen aus der Warenwirtschaft im CRM-System entstehenden Dubletten können verschmolzen und Adressen im CRM-System mit Warenwirtschaftsinformationen angereichert werden. Von großem Vorteil kann dies bei der ortsunabhängigen Anwendung von Informationen und Applikationen („Mobile CRM“) sein, da Mitarbeiter jederzeit auf Datenbanken und sämtliche Kundeninformationen via Mobilfunk/Internet per Smartphone, BlackBerry oder Notebook zugreifen können
Bereinigen, nicht nur finden...
Dazu erschien in der Zeitschrift "Direktmarketing", Ausgabe 2 / 2009 folgender » Artikel. [475 KB]
Doppelte Adressen einfach bereinigen
Am 20.01.2009 berichtete das IM Marketing Forum dazu in einem » Online-Beitrag.